Dalla legge Finanziaria relativa all’anno 2008 è stato stabilito che la Pubblica Amministrazione potrà ricevere le fatture relative ai servizi di cui usufruisce esclusivamente in formato elettronico.
Questa novità è stata introdotta dall’articolo 21 del DPR 633/72, ed ha come obiettivo la rintracciabilità della fattura stessa e la sua trasmissione in via telematica all’Agenzia delle Entrate, che ne ha disponibilità praticamente immediata grazie ad un archivio generale che comprende tutte le fatture elettroniche emesse da aziende varie.
L’utilizzo della fatturazione elettronica è obbligatoria per la Pubblica Amministrazione e gli enti pubblici, ma è uno strumento messo a disposizione di tutti coloro che ne vogliono usufruire, anzi, per il suo utilizzo vi sono anche sgravi fiscali e agevolazioni.
Grazie all’archivio generale è possibile far a meno di faldoni su faldoni contenenti carta che con il tempo si usurano e non si rendono più disponibili (ricordiamo che le fatture devono essere rintracciabili per un periodo di 10 anni dalla loro emissione), oltre che a risparmiare sugli sprechi di carta.
La fatturazione elettronica nella Pubblica Amministrazione deve rispondere a determinati requisiti, ossia deve possedere caratteristiche ben precise, come ad esempio deve essere in formato file XML, deve presentare la firma digitale di colui che emette la fattura e dev’essere trasmessa dalla Pubblica Amministrazione tramite un codice identificativo univoco attribuibile all’ufficio che dovrà ricevere la fattura elettronica.
Inutile dire che ogni ufficio sarà dotato di un codice da utilizzare in caso di invio di fatture.
La trasmissione della fattura elettronica tra gli uffici avviene mediante l’utilizzo del sistema di interscambio, una sorta di sistema informatico in gestione direttamente all’Agenzia delle Entrate che prevede controlli sulle fatture che gli vengono inviate sotto forma di file recanti ovviamente le caratteristiche elencate poco sopra e inoltrare le stesse alle Pubbliche Amministrazioni presso cui era rivolta la fattura.
Nella fattura elettronica, quindi, oltre alle normali informazioni fiscali che venivano riportate di norma nelle comuni fatture cartacee, devono essere presenti le informazioni utili alla sua trasmissione all’ufficio preposto.
Se presenti più fatture, le stesse possono essere inoltrate nello stesso file: tramite il sistema dell’interscambio infatti sarà la stessa Agenzia delle Entrate a smistarle e inoltrarle verso l’ufficio destinatario.
La fatturazione elettronica e la conseguente dematerializzazione documentale ha innumerevoli vantaggi, tra cui una rapida rintracciabilità della fattura e una sua archiviazione in maniera totalmente sicura e comoda.
